REGULAMIN

warsztatów z języka japońskiego organizowanych przez

Fundację KOI KOI z siedzibą w Rzeszowie

1.Postanowienia ogólne

1. Niniejszy Regulamin określa zasady organizacji i udziału w zajęciach (zwanych dalej „Warsztatami”) z języka japońskiego organizowanych przez Fundację KOI KOI z siedzibą w (35-060) Rzeszowie przy ul. J. Słowackiego 24 wpisaną do rejestru przedsiębiorców, stowarzyszeń i fundacji przez Sąd Rejonowy w Rzeszowie XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000929829, NIP: 8133868888, REGON: 520334320, (zwaną dalej „Organizatorem”, „Fundacją” lub „Administratorem Danych Osobowych”).
2. Wszelkie informacje związane z organizacją Warsztatów oraz zasadami udziału w Warsztatach można uzyskać w siedzibie Fundacji zlokalizowanej w Rzeszowie przy Juliusza Słowackiego 24, 35-060 Rzeszów. Godziny obsługi interesantów podane są na stronie internetowej www.fundacja.koikoi.pl/kontakt.
3. Ilekroć w dalszej części Regulaminu użyto niżej wymienionych terminów pisanych wielką literą, należy je rozumieć w podanym niżej znaczeniu, chyba że z kontekstu ich używania wyraźnie wynika co innego:
   • UCZESTNIK – osoba fizyczna w wieku od 9 lat, posiadająca zdolność prawną, osoby niepełnoletnie mogą brać udział w warsztatach tylko za zgodą rodzica lub opiekuna prawnego.
   • REGULAMIN – niniejszy dokument szczegółowo określający zasady organizacji Warsztatów przez Fundację Koi Koi z siedzibą w Rzeszowie,
   • ORGANIZATOR / FUNDACJA / ADMINISTRATOR DANYCH OSOBOWYCH – Fundacja Koi Koi z siedzibą w (35-060) Rzeszowie przy ul. J. Słowackiego 24 wpisana do rejestru przedsiębiorców stowarzyszeń i fundacji przez Sąd Rejonowy w Rzeszowie XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000929829, NIP: 8133868888, REGON: 520334320,
   • USTAWA – rozumie się przez to w zależności od kontekstu użytego w niniejszym Regulaminie: ustawę Kodeks Cywilny z dnia 23 kwietnia 1964 r., ustawę o świadczeniu usług drogą elektroniczną z dnia 18 lipca 2002 r., ustawę o ochronie danych osobowych z dnia 10 maja 2018 r., ustawę o fundacjach z dnia 06 kwietnia 1984 r., ustawę z dnia 2 marca 2000 r. o ochronie niektórych praw konsumentów oraz o odpowiedzialności za szkodę wyrządzoną przez produkt niebezpieczny, ustawę z dnia 27 lipca 2002 r. o szczególnych warunkach sprzedaży konsumenckiej oraz o zmianie kodeksu cywilnego, ustawę z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej.

2. Zasady udziału w warsztatach i rezygnacji

1. Informacje na temat organizacji Warsztatów zawarte są w ofercie warsztatów przekazywanej bezpośrednio Uczestnikom przez Organizatora lub umieszczonej na stronie internetowej www.fundacja.koikoi.pl.
2. W ramach Warsztatów organizowane są zajęcia o charakterze edukacyjnym prowadzone przez wykładowców posiadających wiedzę na temat języka japońskiego.
3. Warsztaty mają charakter edukacyjny oraz rozrywkowy. Ich celem jest w szczególności integracja wielokulturowa poprzez aktywności artystyczne i dydaktyczne.
4. Udział w Warsztatach oznacza zgodę na wszystkie warunki określone w niniejszym Regulaminie, w tym wyrażenie zgody na przetwarzanie danych osobowych Uczestnika na zasadach określonych w niniejszym Regulaminie.
5. Warsztaty realizowane są zgodnie z autorskim programem nauczania wykładowcy.
6. Warunkiem udziału w Warsztatach jest wypełnienie przez Uczestnika formularza zgłoszeniowego znajdującego się na stronie internetowej Fundacji i zaakceptowanie niniejszego Regulaminu. W przypadku niepełnoletniego Uczestnika zgłoszenie wypełnia jego rodzic lub opiekun prawny.
7. Zgłoszenia należy dokonać najpóźniej do 3 (trzech) dni roboczych przed rozpoczęciem Warsztatów (liczy się data wpływu zgłoszenia do Organizatora). Po upływie tego terminu zgłoszenie udziału jest możliwe jedynie na podstawie uprzedniego kontaktu telefonicznego z Organizatorem lub kontaktu za pomocą korespondencji elektronicznej oraz po potwierdzeniu przez Organizatora udziału Uczestnika w Warsztatach i zaakceptowaniu Regulaminu.
8. Za skutecznie zapisanych na Warsztaty uważa się tych zgłoszonych Uczestników, którzy poprawnie wypełnili formularz zgłoszeniowy oraz dokonali terminowej płatności.
9. Organizator zastrzega sobie prawo do zamknięcia listy zapisów, jeśli liczba osób chętnych na dane Warsztaty przekroczy liczbę wolnych miejsc. O przyjęciu na Warsztaty decyduje kolejność zgłoszeń. Zgłoszenia, które nadejdą po zamknięciu listy zgłoszeń będą umieszczane na liście rezerwowej.
10. Najpóźniej na jeden dzień roboczy przed rozpoczęciem Warsztatów Organizator za pośrednictwem poczty elektronicznej lub telefonu potwierdzi Uczestnikom udział
    w Warsztatach wraz z podaniem szczegółowych danych dotyczących organizacji Warsztatu oraz informacji o płatności.
11. Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania Warsztatów, zmiany ich miejsca lub terminu albo zmiany wykładowcy prowadzącego zajęcia.
12. W przypadku odwołania Warsztatów przez Organizatora, każda osoba zapisana na Warsztaty otrzyma stosowną informację drogą telefoniczną lub elektroniczną.
13. Grupa może zostać rozwiązana, gdy ilość uczestników w grupie będzie mniejsza niż 4 osoby.
14. Każdy Uczestnik ma prawo do rezygnacji z udziału w Warsztatach. Rezygnację należy złożyć w formie pisemnej za pośrednictwem poczty elektronicznej e-mail na adres wskazany na stronie internetowej Fundacji.
15. Za dzień złożenia rezygnacji przyjmuje się datę skutecznego jej doręczenia w sposób określony w ust. 14.
16. W przypadku rezygnacji z Warsztatów dokonanej w sposób określony w ust. 14, Uczestnik ma obowiązek wnieść opłatę czesnego za zajęcia/warsztaty proporcjonalnie do liczby godzin/ilości spotkań, które odbyły się do dnia złożenia rezygnacji oraz pokryć koszty przygotowanych i wydanych grupie materiałów szkoleniowych.
17. W przypadku, gdy rezygnacja Fundacji z organizacji Warsztatów nastąpiła z przyczyn losowych niezależnych od Organizatora, o zwrocie wpłaconych przez Uczestników środków decyduje Fundacja.

3. Zobowiązania Organizatora i Uczestnika

1. Organizator zobowiązuje się do:

• zorganizowania i przeprowadzenia Warsztatów z języka japońskiego zgodnie z ofertą oraz dbałością o wartość merytoryczną Warsztatów,
• zapewnienia wykładowców znających język japoński i właściwie posługujących się nim,
• prowadzenia nadzoru nad wykładowcami,
• zapewnienia zastępstwa wykładowcy w przypadku jego nieobecności lub jeżeli nie będzie to możliwe poinformowanie Uczestnika o tym fakcie,
• zapewnienia niezbędnej infrastruktury szkoleniowej,
• monitorowania postępów Uczestników w nauce języka japońskiego.

2. Uczestnik zobowiązuje się do:

• udziału w warsztacie po dokonanym zgłoszeniu,
• regularnego i punktualnego uczęszczania na Warsztaty,
• dostosowania się do zasad obowiązujących podczas zajęć wyznaczonych przez wykładowcę,
• terminowego dokonywania opłat za zajęcia.

4. Płatności

1. Cena za Warsztat obejmuje zakres Warsztatu wymieniony w ofercie lub informacji zamieszczonej na stronie internetowej Fundacji.
2. Przedpłata (zaliczka) za Warsztaty powinna wpłynąć na konto Organizatora najpóźniej na dzień przed rozpoczęciem zajęć.
3. Faktura VAT zostanie wystawiona przez Fundację i przesłana pocztą elektroniczną do Uczestnika w ciągu 14 dni od daty otrzymania wpłaty za Warsztaty.
4. Organizator dopuszcza możliwość dokonania płatności za Warsztaty na podstawie faktury VAT (faktury VAT pro-forma) wystawionej i doręczonej Uczestnikowi w dniu rozpoczęcia Warsztatów. W takim przypadku płatność powinna nastąpić w terminie określonym na wystawionej fakturze VAT. O wyborze wyżej wymienionej formy płatności Uczestnik zobowiązany jest poinformować Organizatora oraz odebrać fakturę najpóźniej w dniu rozpoczęcia Warsztatów.
5. Organizator dopuszcza, w przypadku osób fizycznych (w tym prowadzących działalność gospodarczą), możliwość dokonywania płatności za Warsztaty w ratach. Warunkiem dokonania płatności w tej formie jest złożenie odpowiedniego podania najpóźniej w dniu rozpoczęcia Warsztatów.
6. Wszystkie wpłaty dokonywane na poczet Warsztatów, do dnia jego zakończenia, stanowią przedpłatę (zaliczkę) na te Warsztaty.
7. Organizator zastrzega sobie możliwość wykreślenia z listy Uczestników, którzy uchylają się od terminowego dokonania płatności.
8. Za dzień wykonania usługi (dzień zakończenia Warsztatów) uznaje się dzień wystawienia zaświadczenia o ukończeniu Warsztatów.
9. W przypadku wyczerpania miejsc lub odwołania Warsztatów kwota wpłacona na poczet Warsztatów zostanie zwrócona Uczestnikowi w całości po uprzednim przesłaniu pocztą elektroniczną przez Uczestnika prośby o zwrot. Zwrot nastąpi w ciągu 30 dni od daty otrzymania wyżej wymienionych informacji na rachunek bankowy, z którego została dokonana wpłata.
10. W przypadku wyrządzenia szkód materialnych przez Uczestnika, Rodzic/Opiekun prawny zostanie obciążony kosztami naprawy szkody.

5. Zasady organizacji Warsztatów

1. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za wykorzystanie przez Uczestnika informacji zawartych w dostarczonych przez wykładowców materiałach szkoleniowych ani za jakiekolwiek szkody wynikłe w następstwie wykorzystania przez Uczestnika w indywidualnych sprawach informacji uzyskanych podczas Warsztau.
2. Wszystkie materiały edukacyjne opracowane na użytek i w trakcie Warsztatów chronione są prawem autorskim.
3. Wszelkie materiały opracowane w trakcie prowadzenia Warsztatów i upublicznione przez Organizatora można przechowywać oraz drukować wyłącznie na użytek prywatny i w celach niekomercyjnych z zachowaniem informacji o źródle pochodzenia materiałów. Organizator nie zezwala na jakiekolwiek upowszechnianie, wprowadzanie zmian, przesyłanie, drukowanie, powielanie, publiczne odtwarzanie materiałów opracowanych w trakcie prowadzenia Warsztatów.
4. Wykorzystanie materiałów opracowanych w trakcie i na użytek Warsztatów do celów komercyjnych lub innych niż użytek prywatny wymaga każdorazowo pisemnej zgody Organizatora.
5. W sytuacjach wyjątkowych Organizator zastrzega sobie prawo zmiany formy realizacji zajęć, bez uzyskania zgody Uczestników. Dotyczy to w szczególności wprowadzenia zajęć z wykorzystaniem technik i metod kształcenia na odległość.
6. Do sytuacji wyjątkowych zaliczyć można stany epidemiczne i klęski żywiołowe oraz inne sytuacje niezależne od Organizatora.
7. Decyzję w sprawie zmiany formy realizacji Warsztatów podejmuje Fundacja.

6. Reklamacje

1. Uczestnik może składać reklamacje dotyczące Warsztatów w formie pisemnej do Organizatora najpóźniej w terminie 7 dni od daty zakończenia Warsztatów.
2. Reklamacja powinna określać: dane Uczestnika, w sposób umożliwiający jego identyfikację, nazwę i typ Warsztatu, którego reklamacja dotyczy, przedmiot reklamacji, okoliczności uzasadniające reklamację. Reklamacje nie spełniające tych warunków nie będą przez Organizatora rozpatrywane.
3. Organizator rozpatrzy reklamację w terminie do 30 dni od daty jej otrzymania, a następnie przekaże Uczestnikowi Warsztatów odpowiedź z rozstrzygnięciem reklamacji i jej uzasadnieniem.

7. Ochrona Danych Osobowych

1. Administratorem danych osobowych Uczestników przetwarzanych w procesie organizacji Warsztatów i w związku z realizacją postanowień niniejszego Regulaminu jest: Fundacja Koi Koi z siedzibą w (35-060) Rzeszowie przy ul. J. Słowackiego 24 wpisana do rejestru stowarzyszeń i fundacji przez Sąd Rejonowy w Rzeszowie XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000929829, NIP: 8133868888, REGON: 520334320.
2. Organizator przetwarza dane osobowe Uczestników w celu przyjęcia zgłoszenia na Warsztaty, organizacji Warsztatów oraz ich rozliczenia a także w celu prowadzenia sprawozdawczości finansowej i kontaktu za pośrednictwem poczty elektronicznej z Uczestnikami. Zgromadzone przez Organizatora dane osobowe są przetwarzane wyłącznie na podstawie obowiązujących przepisów prawa lub zgody wyrażonej przez Uczestnika zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
3. Uczestnik przekazuje swoje dane osobowe Organizatorowi dobrowolnie, z tym jednak zastrzeżeniem, że niepodanie, określonych danych uniemożliwi Uczestnikowi udział w Warsztatach.
4. W trakcie trwania Warsztatów może zostać wykonana dokumentacja fotograficzna i/lub filmowa z udziałem Uczestników biorących udział w Warsztatach.
5. Uczestnik lub Opiekun dokonując zgłoszenia do udziału w Warsztatach wyraża Organizatorowi nieodpłatną zgodę na rozpowszechnianie swojego wizerunku lub wizerunku swojego dziecka utrwalonego podczas Warsztatów dla celów promocyjnych Organizatora w związku z organizacją i prowadzeniem Warsztatów na polach eksploatacji obejmujących: wprowadzanie do obrotu, użyczanie, rozpowszechnianie, publiczne udostępnianie, zwielokrotnianie dowolną techniką, łączenie z tekstem, zamieszczanie w materiałach, publikacjach prasowych w formie elektronicznej i pisemnej, raportach oraz portalach społecznościowych wydawanych lub prowadzonych przez Organizatora lub z jego udziałem, w tym w szczególności poprzez social media: Facebook, Instagram, strony internetowe Organizatora oraz YouTube.
6. Każdy kto przekaże Organizatorowi swoje dane osobowe, ma prawo dostępu do treści swoich danych osobowych oraz prawo do ich sprostowania, usunięcia (prawo do bycia zapomnianym), ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo wniesienia sprzeciwu, prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem oraz prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa) gdy uzna, iż przetwarzanie danych osobowych jest niezgodne z prawem.
7. Organizator zapewnia możliwość usunięcia danych osobowych z prowadzonego zbioru. Organizator może odmówić usunięcia danych osobowych, jeżeli Uczestnik naruszył obowiązujące przepisy prawa, a zachowanie danych osobowych jest niezbędne do wyjaśnienia tych okoliczności i ustalenia odpowiedzialności Uczestnika lub w przypadku, gdy przetwarzanie danych jest konieczne w zakresie dochodzenia roszczeń przez Organizatora lub Uczestnika.
8. Organizator chroni przekazane mu dane osobowe oraz dokłada wszelkich starań w celu zabezpieczenia ich przed nieuprawnionym dostępem lub wykorzystaniem przez osoby nieupoważnione.
9. Wszelką korespondencję w sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych przez Organizatora, Uczestnik powinien kierować na adres: fundacja@koikoi.pl z dopiskiem „Dane Osobowe”.

8. Postanowienia końcowe

1. Jeżeli okazałoby się, że jakakolwiek część niniejszego Regulaminu zostałaby uznana za nieważną, bezskuteczną lub niemożliwą do wykonania, albo też została za taką uznana mocą decyzji organu administracji lub orzeczenia sądowego, lub zmianie uległ stan prawny albo wykładnia przepisów prawa, uniemożliwiając wykonanie Regulaminu w określonej części, to pozostała część Regulaminu pozostaje w mocy i nie narusza to jej skuteczności i ważności, zaś Strony kierując się dobrą wolą i celami Regulaminu mogą negocjować postanowienia zastępcze nadające się do wykonania.
2. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszych ogólnych warunków organizacji Warsztatów w każdym czasie.
3. Ewentualne spory powstałe pomiędzy Organizatorem, a Uczestnikiem, zostają poddane sądowi właściwemu ze względu na siedzibę Organizatora.
4. Niniejszy Regulamin jest nieprzerwanie dostępny pod adresem: fundacja.koikoi.pl.
5. W sprawach nieuregulowanych w niniejszym Regulaminie mają zastosowanie przepisy Kodeksu Cywilnego, a także inne właściwe przepisy prawa polskiego.
6. Niniejszy Regulamin obowiązuje od dnia jego publikacji.
7. Wszelkie zmiany Regulaminu wchodzą w życie w terminie wskazanym przez Organizatora, nie krótszym niż 14 (czternaście) dni od dnia udostępnienia ich na stronie: fundacja.koikoi.pl.